Oleh: Rio Panca Putra, Marketing Manager Signing.id
Di lantai 12 gedung perkantoran besar di pusat kota, Andi duduk di depan tiga layar komputernya. Sebagai Admin IT di Corporate Secretariat, tugasnya terlihat sederhana: memastikan semua instruksi dari pimpinan perusahaan bisa tersampaikan dengan tepat, cepat, dan aman kepada staf di berbagai divisi.
Namun, kenyataannya, sistem komunikasi internal yang mereka miliki masih seperti puzzle—potongan-potongan aplikasi yang tidak sepenuhnya terhubung. Saat pimpinan mengirimkan perintah atau dokumen, Andi sering harus mengunduh, mengunggah ulang, atau memindahkan file ke sistem berbeda. Hasilnya, waktu terbuang, data terduplikasi, dan risiko salah kirim membesar.
“Kalau terus begini, arahan pimpinan bisa nyasar atau telat sampai ke staf,” pikir Andi.
Situasi itu mulai berubah ketika perusahaan mengundang PT Astha Pandava Inovasi Teknologi untuk melakukan survei kebutuhan digital. Tim Astha Pandava datang, mendengarkan keluhan Andi, mempelajari alur kerja, dan memetakan di mana saja hambatan komunikasi terjadi.
Hasil survei itu mengerucut pada satu solusi: Application Programming Interface (API) yang akan menghubungkan sistem internal perusahaan dengan signing.id—platform tanda tangan elektronik dan pengelolaan dokumen digital yang diakui pemerintah.
Astha Pandava tidak hanya menawarkan produk jadi. Mereka melakukan custom development, menyesuaikan API dengan pola kerja Corporate Secretariat, sehingga API ini bisa menjadi Decision Support System yang otomatis mengalirkan instruksi, dokumen, dan notifikasi dari pimpinan ke staf secara langsung.
Setelah implementasi, alurnya berubah drastis:
1. Pimpinan mengunggah dokumen atau instruksi ke sistem internal.
2. API Astha Pandava langsung menghubungkan dokumen itu ke signing.id untuk tanda tangan elektronik resmi.
3. Setelah ditandatangani, dokumen otomatis tersinkronisasi ke dashboard staf yang relevan—lengkap dengan notifikasi dan status pengerjaan.
Andi tak perlu lagi mengatur kirim-ulang atau mengonversi file secara manual. Semua berjalan otomatis.
“Sekarang saya lebih seperti pengawas lalu lintas, bukan lagi kurir dokumen,” kata Andi sambil tersenyum.
Berdasarkan hasil survei, Astha Pandava memberikan dua opsi teknis:
-API On Cloud System – Dokumen dan instruksi diproses lewat server cloud yang aman, tanpa perlu investasi server internal. Cocok untuk perusahaan yang menginginkan fleksibilitas tinggi.
-API On Premise – Seluruh API dijalankan di server internal perusahaan, memberi kontrol penuh atas data. Cocok untuk perusahaan besar dengan infrastruktur IT yang sudah matang.
Perusahaan Andi memilih API On Premise untuk menjaga kerahasiaan dokumen strategis, sekaligus memanfaatkan tanda tangan elektronik resmi dari signing.id.
Hasil yang Terasa Nyata
Beberapa bulan setelah integrasi, perubahan terasa jelas:
-Instruksi pimpinan sampai ke staf dalam hitungan menit.
-Tidak ada lagi kebingungan soal versi dokumen.
-Semua dokumen legal memiliki kekuatan hukum berkat tanda tangan elektronik signing.id.
-Andi bisa memantau progres pekerjaan dari dashboard API tanpa harus mengirim pesan ke setiap divisi.
Audit internal pun berjalan lebih lancar karena semua jejak dokumen tercatat otomatis di sistem.
Kisah Andi membuktikan bahwa teknologi yang tepat, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, bisa mengubah cara kerja secara fundamental.
Dengan jasa survei dan customisasi dari PT Astha Pandava Inovasi Teknologi, API bukan lagi sekadar fitur teknis, tetapi alat strategis untuk mendukung pengambilan keputusan dan kelancaran komunikasi dari level pimpinan hingga staf lapangan.
Bagi Andi, ada satu pelajaran berharga: ketika komunikasi internal dan legalitas dokumen menyatu lewat teknologi seperti signing.id, perusahaan tidak hanya bekerja lebih cepat, tetapi juga lebih aman dan terukur.
Kini, setiap kali ada instruksi dari pimpinan, Andi hanya perlu duduk tenang di depan monitornya. API dan signing.id sudah mengurus sisanya.